Ocjene Tima za samoevaluaciju – dokazi

/>
LIDERSTVO

1.1. Kako opštinsko rukovodstvo strateški usmjerava razvoj opštinske uprave, dakle kako razvija i komunicira sa drugima viziju, misiju i vrijednosti kojima se teži u opštinskoj upravi

Dokazi na osnovu kojih je donesena ocjena:
– Vizija i misija
– Strategija razvoja
– Certifikat ISO 9001:2000
– Edukacija kadrova i timski rad – izvještaji
– Odnosi sa MZ i NVO – izvještaji
– Izjava o politici kvaliteta u organu uprave
– Priručnik za upravljanje kvalitetom


1.2. Kako opštinsko rukovodstvo razvija i sprovodi sistem upravljanja u opštinskoj upravi

Dokazi na osnovu kojih je donesena ocjena:
– Unapređenje ključnih procesa – dokumentacija
– Sistem kvaliteta ISO 9001:2000
– Razni projekti
– Sistematizacija radnih mjesta
– Uvezan informacioni sistem
– Odluka o organizaciji službi u Općini

1.3. Kako općinsko rukovodstvo motiviše zaposlene i kako služi kao primjer

Dokazi na osnovu kojih je donesena ocjena:
– Postoje dobri primjeri, ali nema dokumentacije osim zapisnika sa redovnih sastanaka

1.4. Kako opštinsko rukovodstvo razvija i održava odnose sa javnošću i političkim akterima

Dokazi na osnovu kojih je donesena ocjena:
– Strategija za odnose sa javnošću,
– Vodič za pristup informacijama,
– Zapisi o prijemu građana
– Zapisnici sa sjednica OV

2. Predmet procjene:
STRATEGIJA I PLANIRANJE

2.1. Kako opštinska uprava prikuplja informacije o sadašnjim i budućim potrebama svih zainteresovanih strana

Dokazi na osnovu kojih je donesena ocjena:
– Odluka o javnim raspravama
– Odluka o anketiranju
– Poslovnik o radu OV
– Odluka o sprovođenju ankete u MZ

2.2. Kako opštinska uprava razvija, prati i ažurira strategiju i planove

Dokazi na osnovu kojih je donesena ocjena:
– Zaključak OV o izradi plana budžeta do 2009.
– Plan unapređenja poljoprivredne proizvodnje
– Plan realizacije kapitalnih ulaganja za 2005.

2.3. Kako opštinska uprava realizuje strategiiju i planove u svim segmentima organizacije

Dokazi na osnovu kojih je donesena ocjena:
– Rješenje o imenovanju tima za kvalitet
– Rješenje o imenovanju komisije za ekološku zaštitu
– Zapisnici sa sjednica i sastanaka

3. Predmet procjene:
UPRAVLJANJE LJUDSKIM RESURSIMA

3.1. Kako opštinska uprava upravlja, planira i unapređuje ljudske resurse, imajući u vidu strategiju i planove

Dokazi na osnovu kojih je donesena ocjena:
– Prijedlog nove sistematizacije radnih mjesta
– Odluka o budžetu
– Evidencija o zaposlenima

3.2. Kako opštinska uprava koristi znanja i vještine zaposlenih, usklađujući pojedinačne, timske i organizacione ciljeve i zadatke

Dokazi na osnovu kojih je donesena ocjena:
– Sporazum o učešću zaposlenih na obukama organizovanim od strane NVO
– Procedure i uputstva
– Odluka o budžetu

3.3. Kako opštinska uprava uključuje zaposlene u donošenje odluka

Dokazi na osnovu kojih je donesena ocjena:
– Imenovanje komisija i radnih timova-zapisnik
– Anketiranje uposlenih po određenom pitanju

4. Predmet procjene:
PARTNERSTVA I RESURSI

4.1. Kako opštinska uprava razvija i održava partnerske odnose

Dokazi na osnovu kojih je donesena ocjena:
– Sporazum o međuentitetskoj saradnji
– Protokol kapitalnih ulaganja
– Odluka o unapređenju poljoprivredne proizvodnje
– Ostali sporazumi i protokoli

4.2. Kako opštinska uprava razvija partnerstvo sa građanima

Dokazi na osnovu kojih je donesena ocjena:
– Odluka o anketiranju građana
– Zapisnik o javnim raspravama
– Odluka o otvaranju novog ureda

4.3. Kako opštinska uprava upravlja informacijama i znanjem

Dokazi na osnovu kojih je donesena ocjena:
– Odluka o uvođenju IS-a
– Vodič za pristup informacijama
– Bilteni i web stranica

4.4. Kako opštinska uprava upravlja finansijskim sredstvima

Dokazi na osnovu kojih je donesena ocjena:
– Budžet-dokument i odluka o imenovanju komisije za budžet
– Izvještaj o izvršenju budžeta
– Javno oglašavanje javnih nabavki-pravilnik
– Budžet na web-u

4.5. Kako opštinska uprava upravlja svojom imovinom

Dokazi na osnovu kojih je donesena ocjena:
– U okviru raznih dokumenata
– Izvještaj o prihodima i rashodima

5. Predmet procjene:
UPRAVLJANJE PROCESIMA I PROMJENAMA

5.1. Kako opštinska uprava identifikuje, dizajnira, realizuje i unapređuje procese

Dokazi na osnovu kojih je donesena ocjena:
– Odluka o imenovanju komisije za popis inventara
– Uputstvo za obilježavanje kancelarijskog prostora
– ISO 9001:2000

5.2. Kako opštinska uprava razvija i isporučuje usluge, uključujući korisnike tih usluga

Dokazi na osnovu kojih je donesena ocjena:
– Recertifikacija i certifikacija
– Odluka o radnom vremenu
– Šalter sala – izvještaji o radu
– Kutija za primjedbe-izvještaji

5.3. Kako se opštinska uprava modernizuje i uvodi inovacije

Dokazi na osnovu kojih je donesena ocjena:
– Razni izvještaji
– ISO 9001:2000

6. Predmet procjene:
REZULTATI U VEZI SA ISPUNJENJEM
POSTAVLJENIH CILJEVA OPŠTINSKE UPRAVE

6.1. Rezultati u vezi sa zadovoljstvom korisnika administrativnih usluga u opštinskoj upravi

Dokazi na osnovu kojih je donesena ocjena:
– Ankete korisnika usluga prema propisanim procedurama ISO 9001:2000
– Zabilješke o razgovorima s korisnicima usluga
– Zapisi sa sastanaka Kabineta Općinskog načelnika
– Knjige žalbi i utisaka
– Sandučić za žalbe, prijedloge, primjedbe i sugestije građana
– Planska dokumenta
– Dokumenta o provedenim javnim raspravama

6.2. Rezultati u vezi sa zadovoljstvom korisnika javnim uslugama koje potpadaju pod jurisdikciju lokalne uprave

Dokazi na osnovu kojih je donesena ocjena:
– Ankete sa obrađenim rezultatima
– Statistike riješenih i neriješenih predmeta
– Knjige žalbi, primjedbi i utisaka
– Zapisi sa sastanaka i skupova u mjesnim zajednicama

7. Predmet procjene:
REZULTATI U VEZI SA ISPUNJENJEM
POSTAVLJENIH CILJEVA OPŠTINSKE UPRAVE
U VEZI SA ZAPOSLENIMA

7. Rezultati u vezi sa zadovoljstvom zaposlenih unutar opštinske uprave

Dokazi na osnovu kojih je donesena ocjena:
– Nema dovoljno zapisa
– Nema provedenih ispitivanja
– Nema osmišljenog pristupa i dokumentacije za motiviranje zaposlenih

8. Predmet procjene:
REZULTATI U VEZI SA ISPUNJENJEM
POSTAVLJENIH CILJEVA ŠIRE DRUŠTVENE
ZAJEDNICE

8. Rezultati u vezi sa zadovoljstvom društvene zajednice svrhom i radom lokalne uprave

Dokazi na osnovu kojih je donesena ocjena:
– Zapisi sa sastanaka s predstavnicima mjesnih zajednica i drugih društvenih subjekata
– Zapisi sa edukativnih radionica ili skupova u zajednici
– Pisani zahtjevi prema lokalnoj upravi i prema mjesnim sredinama
– Zapisi sa javnih rasprava
– Učešće u planiranju budžeta
– Učešće u planiranju kapitalnih projekata
– Zapisi o koordinaciji i finansiranju realizacije projekata NVO i lokalnih sredina

9. Predmet procjene:
REZULTATI U VEZI SA PERFORMANSAMA

9. Mjerenje rezultata u organizaciji prema definisanim ciljevima bitnim za poboljšanje

Dokazi na osnovu kojih je donesena ocjena:
– Budžetska dokumenta
– Zapisi sa internih i eksternih audita
– Visoko učešće finansiranja kapitalnih projekata iz Budžeta
– Evidencije zaposlenika i njihovog rada i angažovanja
– Zapisi o timskom radu
– Dokumenta o organizaciji i sistematizaciji Općine